São Paulo – Para diversos empreendedores, fazer com que o pessoal continue as mesas limpas e as gavetas organizadas podes parecer uma inquietação supérflua. No meio da bagunça, não obstante, esconde-se uma ameaça à competência. Dez minutos perdidos por dia para descobrir alguma coisa no meio da confusão representam, ao término de um ano, quase 6 dias de serviço de um único funcionário. “Pouca gente vê quanto tempo se desperdiça pesquisando coisas que estão fora do lugar”, diz Elisa Rennó, sócia da consultoria Tudo no Lugar, especializada em organização de ambientes. “Com poucas providências, dá para garantir o mínimo de ordem pela corporação.” Veja muitas práticas para findar com a bagunça.
Acabar com as pilhas de documentos, pastas e relatórios que os funcionários mantêm sobre o assunto as mesas é o primeiro passo para arrumar a desordem e recolher o aspecto de que um vendaval acabou de passar pelo escritório. “As montanhas surgem no momento em que o pessoal deixa de guardar o equipamento utilizado num trabalho depois de tua conclusão”, diz Eliete Teixeira, dona da consultoria Organize-se. A inexistência de obediência resulta em perda de tempo sempre que qualquer coisa demora a ser localizado por apresentar-se soterrado pela mesa de quem não guardou o que deveria no espaço certo. Costuma existir um bocado de peso falecido em mesas, gavetas e armários.
Retirar o excesso abre espaço para o que é realmente crucial no serviço. “Objetos demais só nos exercem desperdiçar tempo no dia a dia”, diz Eliete. Um modelo de excedente a ser combatido é o objeto de escritório. Muitos funcionários têm mania de preservar pequenos estoques de lápis, canetas e cadernos — o que, e também preencher espaço, eleva os custos com coisas que não valorizam em nada a organização. Outros exageram ao encher a escrivaninha com materiais pessoais, como porta-retratos com imagens da família, desenhos dos filhos ou lembranças de viagem.
“Embora seja simpático deixar que as pessoas personalizem o ambiente de trabalho, é preciso afirmar limites”, diz Irene Loureiro, da consultoria Benfatto. Pequenas e médias empresas nem sempre são capazes de manter muita gente em serviços de apoio, como faxina e conservação. Desta maneira, é sério definir as responsabilidades de cada funcionário pra preservar o ambiente de serviço limpo.
Pode-se entrar em acordo com o pessoal pra que cada um seja responsável por lavar tua própria louça e talheres quando utilizar o refeitório ou por tirar o pó da mesa de serviço a cada um ou dois dias. “O maravilhoso é fazer uma planilha determinando o que qualquer um tem que fazer durante a semana”, declara a consultora Elisa Rennó. Também é primordial que as regras sejam apresentadas a cada novo funcionário no momento da admissão.
Dessa forma, quem for contratado fica ciente da inevitabilidade de contribuir com a organização — o que assistência a construir uma cultura de confronto à bagunça. Num negócio em expansão, nem sempre é descomplicado manter tudo no ambiente. É natural que ocorra um relaxamento na disciplina com a organização em períodos que a equipe concentre suas energias num objetivo interessante — como a entrada em um novo mercado ou responder ao pedido urgente de um amplo cliente. Nessas circunstâncias, o maravilhoso é combinar com o pessoal um mutirão pra pôr a moradia em ordem e parelhar a bagunça em seguida que o serviço for concluído.
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A criadora desta hipótese, Linda Hill, professora e diretora dos programas de liderança da Universidade Harvard, passou uma década estudando executivos que são referência em inovação para entrar a essa conclusão. “Profissionais em corporações inovadoras aprendem a ouvir e a perguntar, contudo bem como a defender seu ponto de visibilidade. Boa fatia das ideias sobre agilidade não é algo tão original por isso. Elas vêm do sistema japonês de geração da Toyota, fabricado em 1947 e praticamente o avô do agile.
Uma das ideias mais essenciais copiadas do recurso oriental é a exclusão dos desperdícios. O mais comum deles é a multitarefa. Você imediatamente deve saber que fazer numerosas atividades ao mesmo tempo gera um prejuízo enorme pra concentração. Mas não custa relembrar de um estudo da Microsoft que sinaliza que interromper uma tarefa para fazer alguma coisa banal, como checar os e-mails, faz com que nosso cérebro suave quinze minutos pra retomar a atividade anterior.
“Vivemos em um universo que necessita de que a gente dê conta de muitas coisas ao mesmo tempo. Mas o gasto de ser interrompido repetidamente quando realizamos uma atividade é levar o dobro do tempo pra completá-la”, anuncia Susanne. Ser ágil não é deixar de exercer numerosas atividades. Pelo oposto, é perceber que, para cada uma delas, há um momento específico. Embora exista uma série de metodologias com apoio no agile (como Scrum, Kanban e Lean), a meio ambiente deste conceito é, simplesmente, cooperar pessoas e empresas a melhorar seus processos de trabalho em pesquisa de mais eficiência. Mas a modificação precisa de ser verdadeira.
Organizar os times em equipes multidisciplinares, encher os escritórios de postagem-its coloridos ou definir entregas mais curtas de projetos são atitudes que não bastam para mudar a maneira de trabalhar. “O ‘ágil’ virou o termo da moda. Muitas organizações encomendam 50 squads e querem que todo o time funcione em modelos ágeis em 6 meses, mas não se perguntam por que estão fazendo isso”, confessa Ari, da PUC-SP. Segundo ele, o ágil necessita ser usado como um meio, e não um fim em si mesmo.